Datenschutzerklärung

2. Wofür FamilienKompass Daten verarbeitet

FamilienKompass ist eine Organisations-, Unterstützungs- und Kooperationsplattform. Je nach Nutzung werden Daten verarbeitet, um Konten bereitzustellen, Familien- und Kinderprofile zu verwalten, Termine, Schule und Familienfinanzen zu organisieren, Therapie- und Unterstützungsabläufe einschließlich kindbezogener Sicherheits-/Unterstützungspläne und freiwilliger Ereignisdokumentation zu strukturieren, Dokumente geschützt abzulegen, Anträge und Aufgaben zu strukturieren, personenbezogene Freigaben an Helfer/Fachpersonen zu steuern, gemeinsame Hilfe-/Förderpläne und sichere kindbezogene Unterhaltungen zu führen, Organisationsteams mit Einzelkonten zu verwalten, Registrierungen von Organisationen, Helfer:innen/Fachpersonen und Vereinen administrativ zu prüfen und freizugeben, ein internes Postfach zwischen berechtigten registrierten Konten bereitzustellen, optionale externe SMTP-Systembenachrichtigungen zu versenden, Partnerangebote darzustellen, freiwillige Familien-Standortfreigaben zu verwalten, freigegebene Smart-Home-Geräte und lokale Smart Bridges zu organisieren, Community-Funktionen bereitzustellen und die Plattform technisch abzusichern.

3. Welche Datenkategorien vorkommen können

3a. Haushaltsbuch und Finanzplanung

Das Haushaltsbuch ist eine freiwillige Organisationshilfe für den privaten Familienalltag. Beträge, Kontobezeichnungen, Budgets, Fixkosten und Sparziele werden von Nutzern selbst eingetragen. FamilienKompass benötigt dafür keine Online-Banking-Passwörter, PINs, TANs oder Kreditkarten-Zugangsdaten; solche Zugangsdaten dürfen nicht in Freitextfelder eingetragen werden.

Das Haushaltsbuch ist kein Zahlungskonto, kein Bankdienst, keine Anlage-, Steuer- oder Schuldnerberatung. Angezeigte Salden und Auswertungen basieren auf den im System erfassten Daten und können vom tatsächlichen Bankkontostand abweichen.

3b. Freiwillige Familien-Standortfreigabe

Die Standortfunktion ist als freiwillige, sichtbare und widerrufbare Freigabe gestaltet. Ein Familienkonto kann lediglich einen persönlichen Freigabelink vorbereiten. GPS-Koordinaten werden erst verarbeitet, nachdem die betreffende Person den Link auf ihrem Gerät öffnet, die Freigabe ausdrücklich startet und die Standortberechtigung des Betriebssystems/Browsers erteilt hat. Eine Telefonnummer ermöglicht technisch keine Ortung und wird hierfür nicht verwendet.

Die Person entscheidet beim Start selbst, ob eine genauere Geräteposition oder eine serverseitig auf ungefähr einen Kilometer gerundete Position geteilt wird und ob die Freigabe zeitlich begrenzt sein soll. Gespeichert wird kein Bewegungsverlauf, sondern nur der zuletzt aktiv übermittelte Standort mit Zeitpunkt und Genauigkeitswert. Eine aktive Gerätesitzung wird über einen zufälligen Sitzungsschlüssel abgesichert; ein neuer Gerätestart beendet die vorherige aktive Sitzung.

Beim Pausieren, Widerruf oder Ablauf einer Freigabe wird der zuletzt gespeicherte Standort entfernt. Ein Widerruf macht zusätzlich den persönlichen Freigabelink ungültig. Ein technischer Freigabeverlauf kann Ereignisse wie Einladung, Start, Pause, Ablauf oder Widerruf dokumentieren, enthält aber keine historischen Koordinaten. Mobile Betriebssysteme können Aktualisierungen im Hintergrund pausieren; FamilienKompass kennzeichnet deshalb den Zeitpunkt des letzten Signals und stellt veraltete Daten nicht als aktuellen Live-Standort dar.

3c. Smart Controller & lokale Geräteerkennung

Die Geräteerkennung erfolgt durch eine vom Nutzer eingerichtete lokale Smart Bridge im eigenen Heimnetz. Sie führt keinen allgemeinen Portscan durch, sondern wertet unterstützte Geräteankündigungen wie SSDP/UPnP und optional mDNS/Zeroconf sowie – bei bewusster Einrichtung – eine lokale Home-Assistant-Instanz aus. Gefundene Geräte erscheinen zunächst als Vorschlag und werden erst nach ausdrücklicher Freigabe des Familienkontos übernommen.

Der Bridge-Verbindungsschlüssel wird auf dem FamilienKompass-Server nur als Hash gespeichert. Eine neu erkannte Bridge-Instanz arbeitet zunächst ohne Steuerrechte und muss durch die Familie bestätigt werden. Steuerbefehle benötigen zusätzlich eine globale Bridge-Freigabe und eine gerätebezogene Freigabe, sind nur kurz gültig und werden bei deaktivierter oder nicht erreichbarer Bridge nicht für eine spätere unerwartete Ausführung aufbewahrt.

FamilienKompass speichert keinen automatischen Verlauf fortlaufender Sensorwerte. Im Smart-Controller-Ereignisverlauf können jedoch Freigabe-, Vertrauens- und Steueraktionen mit Zeitpunkt und technischem Bezug protokolliert werden. Bei optionaler Home-Assistant-Anbindung bleibt der dafür verwendete Home-Assistant-Zugangsschlüssel ausschließlich auf der lokalen Bridge.

3d. FamilienNetzwerk, Helfer und Organisationen

Eine Familie kann eine konkrete Fachperson über einen persönlichen Einladungslink und eine festgelegte E-Mail-Adresse zu einem konkreten Kind einladen. Dabei werden Berechtigungen für einzelne Bereiche getrennt festgelegt, etwa Therapie, TeamKompass, Hilfe-/Förderplan, sichere Nachrichten, freigegebene Dokumente oder Sicherheits-/Unterstützungsinformationen. Die Familie kann diese Rechte ändern, befristen oder widerrufen.

Organisationen können Mitarbeiter mit persönlichen Einzelkonten und internen Rollen wie Leitung, Koordination oder Fachkraft verwalten. Die Organisationsmitgliedschaft allein eröffnet keinen Zugriff auf Familien oder Kinder. Ein kindbezogener Zugriff entsteht weiterhin nur durch eine zusätzliche personenbezogene Freigabe der Familie.

Sichere Nachrichten sind kindbezogene Unterhaltungen mit einer festen Teilnehmerliste. Neu hinzugekommene Helfer werden nicht automatisch Teilnehmer älterer Unterhaltungen. FamilienKompass ist trotzdem kein Notfallkommunikationskanal; dringende medizinische oder sicherheitsrelevante Situationen müssen über die dafür zuständigen Dienste und vereinbarten Kontaktwege bearbeitet werden.

4. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung und Nutzung des angeforderten FamilienKompass-Kontos und der damit verbundenen Funktionen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für erforderliche Sicherheits-, Missbrauchsverhinderungs-, Audit- und Betriebsmaßnahmen, soweit keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten eine Verarbeitung oder Aufbewahrung verlangen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für ausdrücklich freiwillige Einwilligungen.
• Für besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, ist zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO erforderlich. Wo FamilienKompass hierfür auf Einwilligung gestützt wird, muss diese ausdrücklich und nachweisbar erfolgen. Andere gesetzliche Erlaubnistatbestände gelten nur, wenn ihre Voraussetzungen im konkreten Fall tatsächlich erfüllt sind.

5. Kinder und elterliche Verantwortung

Familienkonten sind für volljährige Eltern bzw. andere rechtlich befugte Betreuungspersonen vorgesehen. Wer Daten eines Kindes einträgt oder Freigaben erteilt, muss dazu berechtigt sein. Kinder nutzen den Kinderbereich unter Verantwortung der Familie; sie benötigen dafür kein eigenes öffentliches Community-Konto. Informationen, die sich an Kinder richten, sollen klar, verständlich und altersgerecht gestaltet werden.

Für Einwilligungen eines Kindes zu einem direkt angebotenen Dienst der Informationsgesellschaft gelten besondere Regeln. In Österreich ist bei noch nicht vollendetem 14. Lebensjahr die Einwilligung des Trägers der elterlichen Verantwortung bzw. dessen Zustimmung erforderlich, soweit Art. 8 DSGVO einschlägig ist.

6. Empfänger und Freigaben

• FIRSTWAY-Administration/Support: nur soweit für Betrieb, Support, Moderation oder Sicherheit erforderlich; privilegierte Zugriffe werden soweit vorgesehen protokolliert.
• Helfer/Fachpersonen: nur nach personenbezogener kindbezogener Freigabe durch die Familie und nur innerhalb der einzeln gewährten Module. Eine Freigabe kann befristet oder widerrufen werden.
• Organisationsteams: Teamrollen und Organisationsmitgliedschaft ermöglichen nur den Organisationsarbeitsraum. Namen und Inhalte von Familien werden einem Teammitglied nur sichtbar, wenn die betreffende Familie genau dieses persönliche Konto zusätzlich freigegeben hat.
• Partner/Anbieter: erhalten allein aufgrund eines Partnerprofils keine Familienakte. Bei einer Anfrage werden nur die vom Nutzer für diese Anfrage vorgesehenen Daten übermittelt.
• Orts- und Reiseanbieter: Nur bei ausdrücklich gestarteter Ausflugs-/Reisesuche werden die dafür notwendigen Suchkriterien an aktivierte Provider übertragen. Je nach Betreiberkonfiguration können dies OpenStreetMap/Nominatim/Overpass, Amadeus und Booking.com Demand API sein. Diese externen Anbieter verarbeiten Anfragen nach ihren eigenen Datenschutzbedingungen; die aktivierten Provider werden im System transparent ausgewiesen.
• Standortkarte: FamilienKompass lädt für die Standortübersicht keine externe Karte automatisch. Erst wenn ein Nutzer „Auf Karte öffnen“ auswählt, wird der gewählte Standort an den externen Kartendienst im Browser übergeben.
• Stundenplan-Fotoerkennung: Die ausgewählte Stundenplanaufnahme wird für die OCR-Erkennung im Browser verarbeitet und nicht als Bild an den OCR-Anbieter hochgeladen. Die dafür benötigten versionierten Tesseract.js-Programmdateien werden bei Nutzung der Scan-Funktion primär über jsDelivr und bei technischer Nichterreichbarkeit alternativ über unpkg geladen; die Sprachdaten werden über Project Naptha bezogen. Bei diesen Infrastruktur-Anbietern fallen die üblichen technischen Verbindungsdaten an. Erst die vom Nutzer geprüften Stundenplandaten werden in FamilienKompass gespeichert.
• Rezept-Finder/Websuche: Der Rezept-Finder speichert keine Suchtreffer automatisch. Ohne verbundenen API-Provider wird eine vom Nutzer gewählte externe Websuche im Browser geöffnet; beim anschließenden Prüfen einer Rezept-URL ruft FamilienKompass nur diese konkrete öffentliche Seite ab. Ist im Adminbereich eine Websuch-API aktiviert, wird der eingegebene Suchbegriff an diesen Provider übertragen. Kinderprofile, Diagnosen, Dokumente und Haushaltsbuchdaten werden dafür nicht mitgesendet. Fixierte Webfunde behalten ihre Originalquelle und werden nicht als eigene FIRSTWAY-Inhalte ausgegeben.
• Smart Bridge / Heimnetz: Die lokale Smart Bridge kommuniziert mit dem FamilienKompass-Server zur Geräteerkennung und für freigegebene Steuerbefehle. Bei optionaler Home-Assistant-Nutzung kommuniziert die Bridge lokal mit der vom Nutzer angegebenen Home-Assistant-Instanz; deren Zugangsschlüssel wird nicht an FamilienKompass übertragen.
• Hosting: FamilienKompass ist für den vorgesehenen Betrieb bei World4You gehostet. Soweit World4You dabei personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter verarbeitet, muss der Betreiber die erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wirksam abschließen und dokumentieren. FamilienKompass kann den konkreten Vertragsstatus im World4You-Kundenkonto nicht technisch prüfen; deshalb ist er vor und während des Produktivbetriebs organisatorisch zu kontrollieren.
• Behörden/sonstige Empfänger: nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder anderer tragfähiger Rechtsgrundlage.

7. Speicherung und Löschung

Konten und vom Nutzer angelegte Inhalte werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Konto bzw. der jeweilige Zweck besteht. Lösch- und Korrekturanfragen können im geschützten Datenschutzbereich gestellt werden. Sicherheits- und Auditdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Missbrauchsabwehr, Nachvollziehbarkeit, Rechtsverteidigung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Backups folgen dem technisch vereinbarten Sicherungszyklus und werden turnusmäßig überschrieben bzw. gelöscht. Daten können länger aufbewahrt werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Sicherung/Rechtsverteidigung dies erfordern.

8. Sicherheit

FamilienKompass setzt unter anderem rollenbasierte Berechtigungen, HTTPS, CSRF-Schutz, Passwort-Hashing, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Audit-Protokollierung, Schutz interner Verzeichnisse und eine verschlüsselte Dokumentablage ein. Kein Online-System kann absolute Sicherheit garantieren. Nutzer sollten starke individuelle Passwörter und 2FA verwenden und sensible Ausdrucke bzw. Exporte geschützt aufbewahren.

9. Cookies und externe Dienste

Für Anmeldung und Sitzung werden technisch notwendige Session-Cookies eingesetzt. Die Kernanwendung ist darauf ausgelegt, ohne Marketing- oder Tracking-Cookies zu funktionieren. QR-Codes für die Admin-2FA werden lokal im System erzeugt und nicht an einen externen QR-Dienst übertragen. Externe Links – etwa zu Behörden, Partnern oder FIRSTWAY – werden erst beim bewussten Öffnen aufgerufen; dort gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

9a. Sicherheits- & Unterstützungspläne

Familien können freiwillig kindbezogene Kommunikations-, Unterstützungs-, Schul- und Sicherheitsinformationen sowie beobachtbare Belastungsereignisse dokumentieren. Diese Angaben können besonders sensible Gesundheits-, Verhaltens- oder Betreuungsinformationen enthalten. Sie sind standardmäßig familienintern und werden nur dann für ausdrücklich berechtigte Fachpersonen/Helferteam sichtbar, wenn die Familie die entsprechende Freigabe aktiviert. Der Bereich ist eine Organisations- und Kooperationshilfe und kein Notfall- oder Krisendienst.

10. Automatisierte Entscheidungen

Fokuslisten, Urlaubsfenster, Lernspielanpassungen und andere Systemlogiken dienen der Organisation oder Unterstützung. FamilienKompass trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Kinder, Therapie, Förderansprüche oder medizinische Behandlung.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Information und Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch; erteilte Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können im Konto oder per E-Mail an office@firstway.at gestellt werden.

Beschwerden können bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde erhoben werden. Für den in Österreich niedergelassenen Betreiber ist insbesondere die Österreichische Datenschutzbehörde relevant; Betroffene können sich nach Art. 77 DSGVO auch an eine zuständige Aufsichtsbehörde ihres Aufenthalts-, Arbeits- oder mutmaßlichen Verletzungsortes wenden.

12. Datenpannen und Änderungen

Sicherheitsvorfälle werden nach einem internen Incident-Prozess bewertet; gesetzlich erforderliche Meldungen an Aufsichtsbehörden bzw. betroffene Personen erfolgen nach den anwendbaren Regeln. Diese Erklärung wird angepasst, wenn Funktionen, Rechtsgrundlagen, Auftragsverarbeiter oder technische Verfahren wesentlich geändert werden. Die jeweils aktuelle Version ist dauerhaft in FamilienKompass abrufbar.